مع وجود التكنولوجيا المركزية في حياتنا اليومية وسهولة كتابة رسائل البريد الإلكتروني للاتصالات التجارية، تتطلب عدة مناسبات رسائل مكتوبة بشكل احترافي.
إن معرفة كيفية كتابة خطاب احترافي أمر مهم لترك انطباع جيد والتواصل مع المدراء.
إن إمتلاك مهارات اتصال مكتوبة احترافية عالية الجودة لتقديم خطاب عمل مدروس إلى صاحب عمل سوف يساعد في بناء علاقات مهنية ممتازة.
إكتشف أسلوب كيفية كتابة خطاب احترافي واحصل على نصائح لإرشادك في إنشاء رسالتك الخاصة لمختلف سياقات العمل.
ما هي الرسالة المهنية؟
الرسالة المهنية هي مستند مكتوب يستخدم لإيصال المعلومات المتعلقة بالعمل مثل خطاب توصية، ومرجع شخصي، واستعلام عن وظيفة، ومفاوضات تجارية.
يمكن أن تثير الرسائل الاحترافية المكتوبة بمهارة إعجاب مدراء الشركات، وتوصيل شخصيتك المهذبة، وتكشف عن نزاهتك وتكون بمثابة الانطباع الأول الذي لدى المستلم عنك.
يمكن للرسالة المهنية أن تساعدك في أن تثبت للإدارة أنك مناسب للترقية، أو توصيل المعلومات المهمة لقيادة الشركة.
يتم تقديم الخطاب الاحترافي كرسالة تغطية مع طلب توظيف أو خطاب ترويجي مع شركتك، ويصبح مستندًا قانونيًا يمثل هويتك كموظف ويصبح جزءًا من سجل العمل الدائم الخاص بك.
كيف تكتب رسالة مهنية؟
اتبع هذه الخطوات حول كيفية كتابة خطاب احترافي يلقى صدى لدى المستلم المقصود.
-
النظر في الغرض.
كيف تكتب رسالتك المهنية والمحتويات سوف تمليها طبيعة الرسالة أو المناسبة.
استخدم مهارات الاتصال المكتوبة للتأكد من أن لغتك ولغتك احترافية وتتوافق مع الغرض من رسالتك.
على سبيل المثال، يجب أن تكون اللغة التي تستخدمها في خطاب الغلاف مباشرة وواثقة، بينما يجب أن تعكس اللغة المطبقة في خطاب الاعتذار المشاعر.
-
قم ببعض البحث.
سواء كنت تكتب خطابًا احترافيًا للاستعلام عن وظيفة شاغرة أو تقدم مرجعًا لأحد الزملاء، فأنت تريد معرفة بعض المعلومات الأساسية قبل كتابة رسالتك.
على سبيل المثال، عند الكتابة إلى شركة ردًا على وظيفة شاغرة، قم بمراجعة الوصف الوظيفي بعناية.
قم بتحديد الكلمات الرئيسية.
يمكنك استخدام هذه الكلمات في خطاب التقديم المصاحب لطلب الوظيفة الخاص بك لإبراز نقاط قوتك.
تحديد رؤية الشركة ورسالتها وأهدافها.
تقوم بعض الشركات بتضمين بيانات مهمتها في نهاية المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني.
كن على دراية حيث تتوافق أهدافك مع قيم الشركة.
-
قم بعمل قائمة بالأفكار.
قم بالعصف الذهني وأنشئ قائمة بالنقاط التي يجب وضعها في رسالتك المهنية.
يجب أن تتعلق النقاط الموجودة في قائمتك بالفكرة السائدة لرسالتك المهنية وأن تعزز جودة المحتوى الخاص بك.
اختر أفكارًا من قائمتك يمكنك دعمها ببيانات قابلة للقياس الكمي لإضافة صلاحية لمطالباتك.
يجب أن يحتوي عرضك للأفكار على تدفق منطقي من فقرة إلى فقرة وأن يكون سهل القراءة.
تُظهر الرسالة المنظمة وضوح تفكيرك وفهمك للعلاقات المنطقية بين الأفكار.
-
تضمين عنوان المرسل الخاص بك.
ضع معلومات الاتصال الخاصة بك في تنسيق كتلة محاذاة إلى اليسار وأعلى الرسالة. ثم اترك مساحة سطر فارغ بعد العنوان.
-
قم بتضمين التاريخ.
اكتب التاريخ الذي سترسل فيه الخطاب.
تأكد من أن التاريخ دقيق ويتوافق مع المعلومات البريدية.
تُظهر تواريخ المطابقة اتساق الشخصية واهتمامك الدقيق بالتفاصيل.
-
تحديد المستلم وعنوان الفرد.
اترك مساحة فارغة على سطر بعد التاريخ واكتب معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم بتنسيق حظر ومحاذاة إلى يسار الصفحة.
قم بتضمين الاسم الكامل والمسمى الوظيفي (إذا كنت تعرفه) والعنوان.
-
اختيار التحية المهنية المناسبة لهذه المناسبة.
بالنسبة لأحرف الغلاف، يعد استخدام كلمة “عزيزي” أمرًا تقليديًا ومقبولًا.
اتبعه باسم الشخص أو المسمى الوظيفي إذا لم يتوفر اسم معين.
إذا كنت تعرف الاسم ولكن لا يمكنك تحديد الجنس، امتنع عن استخدام السيد أو السيدة واستخدم الاسم الأول والأخير للفرد.
-
اكتب مقدمة موجزة.
استخدم الفقرة التمهيدية لخطاب العمل الخاص بك للإشارة إلى هدفك من الاتصال.
كن موجزًا ومباشرًا ، وفكر في استخدام سطر افتتاحي للمساعدة في إبراز رسالتك.
-
تأليف نص الرسالة.
بالنسبة لرسالة تغطية السيرة الذاتية، استخدم فقرة النص لإبراز نقاط قوتك وشرح كيف تخطط لتطبيق مهاراتك لتطوير المنظمة.
بالنسبة لرسالة مهنية عامة، يجب أن يكون النص عبارة عن تفصيل وشرح للغرض المركزي لكتابة الرسالة.
استخدم تفاصيل محددة وأمثلة ذات صلة مع الدليل الرقمي داخل نص خطاب التقديم ورسالة مهنية ، عندما يكون ذلك ممكنًا.
يؤدي استخدام البيانات القابلة للقياس إلى التحقق من صحة جهودك ومساهماتك وقيمتك كموظف.
-
اكتب فقرة ختامية موجزة.
كيف تغلق خطاب الغلاف مهم. أظهر الامتنان في ختامك لوقت المستلم واهتمامه.
قم بتضمين عبارة تحث المستلم على اتخاذ إجراء: “الرجاء الاتصال بي إذا كنت بحاجة إلى معلومات إضافية، وسأقدمها على الفور.”
-
تضمين إغلاق مجاني.
أغلق رسالتك باحترام من خلال تضمين إغلاق تكميلي متبوعًا بفاصلة.
بعض الخيارات القياسية هي “بصدق” أو “تحياتي الحارة” أو “باحترام”.
اترك أربع مسافات فارغة في الأسطر، لإفساح المجال لتوقيعك، واكتب اسمك الأول والأخير.
-
طباعة وتصحيح الأخطاء المطبعية.
راجع النسخة الرقمية من رسالتك المهنية أولاً.
ثم اطبع نسخة وقم بتدقيقها.
انتبه إلى القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم واستخدام الكلمات.
تأكد من أن كل عنصر من عناصر مراسلاتك المهنية يعمل نحو رسالة ونبرة متسقة.
قم بمراجعة وتعديل عملك حسب الحاجة. ثم اطبع نسخة نظيفة ودقيقة.
-
وقّع على الرسالة.
وقع على رسالتك المهنية النهائية أعلى اسمك المطبوع في أسفل الورقة بعد الإغلاق المجاني.
استخدم الحبر الأزرق أو الأسود فقط.
نصائح لتوصيل صورة احترافية
استخدم النصائح التالية للمساعدة في إضفاء مظهر مصقول على رسالتك المهنية.
اطبع نص الرسالة على ورقة استئناف.
الحفاظ على هوامش موحدة من جميع الجوانب.
استخدم خطًا يسهل قراءته.
حافظ على اتساق حجم الخط.
اختر كلماتك بعناية لتوصيل لهجة مناسبة واحترافية.
اكتب كل فقرة في شكل كتلة ، دون مسافة بادئة.
كن مباشرًا ومختصرًا.
مثال لنموذج رسالة مهنية:
عزيزي السيد أحمد:
أنا أرد على نشر وظيفتك الأخيرة لممثل خدمة العملاء في شركة الشروق.
أنا على استعداد لتطبيق تفاني في تعزيز العلاقات الإيجابية مع العملاء وتقديم تجربة العملاء الاستثنائية التي أسستها شركة الشروق على مدار العقود.
في عملي السابق كشريك في خدمة العملاء، سعيت ونفذت تقنيات لتعزيز تفاعل العملاء مع علامتنا التجارية ومنتجاتنا.
على سبيل المثال، بدأت دراسة عن متجر صغير تركز على الأساليب الفعالة لإضافة المزيد من القيمة إلى مشتريات العملاء.
بعد تحليل البيانات الناتجة من هذا التحقيق ، أنشأت شركتي ونفذت إجراءات جديدة ومواضع للمنتجات أدت إلى زيادة في الأرباح بنسبة 30٪.
استفادت علامتنا التجارية المركزة من زيادة في الأرباح بنسبة 9٪.
أشكرك على وقتك وعلى تفكيري في هذا المنصب. تثيرني فرصة التعرف على العلامة التجارية والمنتجات التي أصبحت مرادفة لجودة شركتك.
سألتزم بالتعرف على سياسات الشركة وإجراءاتها التي تساهم في نجاح العلامة التجارية، وأهدف إلى تقديم خدمة عملاء عالية الجودة بينما أكون ممثلاً حقيقيًا لشركة الشروق ومعاييرها العالية.
يرجى توقع تلقي رسالة بريد إلكتروني للمتابعة في غضون أسابيع قليلة.
في غضون ذلك، يرجى الاتصال بي إذا كان لديك أي أسئلة أخرى. يسعدني تقديم المعلومات المطلوبة لك على الفور.
تحياتي
نظرًا لأن الخطاب المهني الاحترافي يمثل هويتك، فاحرص على الانتباه إلى التفاصيل الموجودة فيه لتقديم نفسك جيدًا.
يمكن أن تساعدك الرسالة المهنية عالية الجودة على التميز عند التقدم لوظيفة ويمكن أن تكشف عن مستوى احترافك وأخلاقيات العمل.
تعد معرفة كيفية كتابة خطاب احترافي خطوة مهمة في ترسيخ مصداقيتك وتعزيز حياتك المهنية.
